Как проверить правильность оформления первичных документов по строительно-монтажным работам

Каждый "шаг" в организации должен быть подтвержден отдельным первичным документом. А поскольку бизнесу всегда сопутствуют разнообразные операции, то приходится часто сталкиваться с различными формами "первички". Например, выступая заказчиком строительно-монтажных работ, бухгалтер получит от подрядчика формы N N КС-2, КС-3 и КС-6а. Принимая и подписывая такие документы, необходимо проверить правильность их оформления, иначе, если обнаружатся ошибки, возможны малоприятные налоговые споры.

Одна из основных аксиом бухгалтерского и налогового учета гласит: "Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами" (ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", далее - Федеральный закон N 129-ФЗ). То есть "шаг вправо, шаг влево" необходимо зафиксировать первичным документом.

При этом следует использовать документы, составленные по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Только если унифицированные формы для конкретной операции не предусмотрены, можно использовать разработанные самостоятельно, но содержащие обязательные реквизиты (п. 2 ст. 9 Федерального закона N 129-ФЗ).

Итак, для строительно-монтажных работ предусмотрены типовые формы КС (КС-2, КС-3, КС-6, КС-6а, КС-8, КС-9, КС-10, КС-11, КС-14, КС-17, КС-18, утв. Постановлением Госкомстата России от 11 ноября 1999 г. N 100). Естественно, при масштабном строительстве используются большинство данных форм, но прокомментировать правила применения и заполнения их всех детально невозможно (краткое описание унифицированных форм КС приведено в таблице). Поэтому рассмотрим основные формы, с которыми может столкнуться любая организация, выступая заказчиком строительно-монтажных работ, например таких, как монтаж металлоконструкций, установка сантехнического оборудования, озеленение и благоустройство территорий.

Таблица

Взаимосвязь основных форм

Основной "первичкой" для строительно-монтажных работ являются формы N КС-2 "Акт о приемке выполненных работ", N КС-3 "Справка о стоимости выполненных работ и затрат" и N КС-6а "Журнал учета выполненных работ". Данные документы обязательны к составлению при любых строительно-монтажных операциях, то есть именно их в первую очередь получит заказчик от исполнителя.

Акт выполненных работ (форма N КС-2) служит для приемки подрядных строительно-монтажных работ производственного, жилищного, гражданского и других назначений. Он составляется на основании данных журнала учета выполненных работ (форма N КС-6а). При этом сам служит основанием для оформления справки о стоимости работ (форма N КС-3), которая применяется для расчетов с заказчиком.

Итак, получив такой пакет документов, бухгалтер должен провести контрольные мероприятия: убедиться в том, что формы соответствуют требованиям законодательства, проверить правильность заполнения реквизитов, а также точность переноса данных из одной формы в другую.

"Измененная" типовая форма

Для удобства использования организация вправе слегка "подкорректировать" унифицированные формы документации. Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации (утв. Постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. N 20) предусмотрено, что в типовые формы (кроме форм по учету кассовых операций) можно добавить дополнительные реквизиты. Но удаление реквизитов из унифицированных форм не допускается, реквизиты их нужно оставить без изменения (включая код, номер формы, наименование документа и т.д.). Кроме того, типовые формы могут быть изменены в части расширения и сужения граф и строк.

Во время выполнения работ...

Исполнитель в течение всего времени выполнения строительно-монтажных работ ведет журнал учета выполненных работ (форма N КС-6а). Журнал формируется по каждому объекту строительства на основании замеров выполненных работ и единых норм и расценок по каждому конструктивному элементу или виду работ. В данном документе накапливается информация об этапах, количестве, стоимости работ. На основе собранных данных по завершении подрядных работ формируется акт приемки выполненных работ (форма N КС-2).

Журнал содержит, как правило, три листа: титульный лист и два листа табличного вида. Таблицы содержат 46 граф и предназначены для отражения сведений о выполненных работах по месяцам. Информация первых пяти граф, которая переносится в форму N КС-2, это:

- графа 1 - "Номер по порядку";

- графа 2 - "Номер позиции по смете";

- графа 3 - "Наименование работ";

- графа 4 - "Номер единичной расценки";

- графа 5 - "Единица измерения".

Следующие графы 6 - 8 ("Цена за единицу", "Количество работ по смете", "Сметная стоимость") заполняются согласно смете, а графы 9 - 46 ("Количество", "Стоимость", "Стоимость фактически выполненных работ с начала строительства") содержат информацию о количестве и стоимости работ за календарный год помесячно нарастающим итогом с начала строительства.

Работа выполнена

На основании данных журнала (форма N КС-6а) по завершении строительно-монтажных работ составляется акт выполненных работ (форма N КС-2). Подписи уполномоченных лиц обеих сторон свидетельствуют, что подрядчик выполнил строительно-монтажные работы, а заказчик не имеет к ним претензий. Но форма N КС-2 не только документ, подтверждающий факт приемки работ заказчиком, но и документ, содержащий детальную информацию об объемах работ, выполненных за отчетный период.

Форма N КС-2 состоит из титульного листа, включающего:

- название, адрес и телефон инвестора, заказчика (генподрядчика) и подрядчика (субподрядчика);

- наименование и адрес стройки;

- наименование объекта;

- дату и номер договора строительного подряда;

- дату и номер акта, а также отчетный период, за который он составлен;

- сметную (договорную) стоимость в соответствии с договором подряда.

Следующий лист (таблица) содержит графы:

- графа 1 - "Номер по порядку";

- графа 2 - "Номер позиции по смете";

- графа 3 - "Наименование работ";

- графа 4 - "Номер единичной расценки";

- графа 5 - "Единица измерения";

- графа 6 - "Количество выполненных работ";

- графа 7 - "Цена за единицу";

- графа 8 - "Стоимость выполненных работ".

В конце таблицы указываются итоговые данные по графам 6 и 8 (количество и стоимость выполненных работ). При этом важно заметить, что суммы в форме N КС-2 указываются без учета НДС.

Цена важна

От того, каким способом определена стоимость работ по договору, будет зависеть правильность заполнения формы N КС-2. Согласно п. 4 ст. 709 Гражданского кодекса цена работы (смета) может быть приблизительной, если стоимость подрядных работ рассчитывается путем возмещения заказчиком фактических затрат, плюс прибыль подрядчика, или твердой, когда стоимость работ, установленная при заключении договора, остается неизменной в течение всего срока его действия.

Если цена договора подряда является приблизительной (открытой), то форма N КС-2 составляется в общем порядке, то есть все реквизиты подлежат заполнению. Но когда цена договора является твердой (фиксированной), некоторые графы заполнить невозможно.

Поскольку цена работ по каждой позиции отдельно согласована и заранее утверждена, то в таких графах, как "Номер единичной расценки" (гр. 4) и "Цена за единицу" (гр. 7), должны ставиться прочерки (Письмо Росстата от 31 мая 2005 г. N 01-02-9/381). Остальные реквизиты должны быть полностью заполнены. Кроме того, не допускается заполнение графы 6 "Количество выполненных работ" в процентах.

Графы, которые не должны заполняться в форме N КС-2 ("Номер единичной расценки", "Цена за единицу"), дублируются и в форме N КС-6а. Официальных разъяснений чиновников по вопросам заполнения указанных граф в форме N КС-6а не публиковалось, поэтому следует придерживаться общих правил: наличие незаполненных реквизитов в унифицированных формах не допускается.

Надо рассчитаться!

Расчет за работу производится на основании формы N КС-3, которая содержит расшифровку физических объемов, представляемых подрядчиком заказчику в течение определенного периода. Титульный лист данной формы повторяет N КС-2, а табличная часть включает графы:

- графа 1 - "Номер по порядку";

- графа 2 - "Наименование пусковых комплексов, этапов, объектов, видов выполненных работ, оборудования, затрат";

- графа 3 - "Код";

- графа 4 - "Стоимость выполненных работ и затрат с начала проведения работ";

- графа 5 - "Стоимость выполненных работ и затрат с начала года";

- графа 6 - "Стоимость выполненных работ и затрат, в том числе за отчетный период".

Графы 4 и 5 заполняются нарастающим итогом. По графе 6 в конце таблицы подсчитываются итоговые данные, которые отражаются, обратите внимание, с учетом НДС.

Данная справка подтверждает задолженность заказчика за выполненные подрядчиком и принятые объемы работ.

Внимание! Учет имущества, обязательств и хозяйственных операций организаций ведется в валюте РФ - в рублях (п. 1 ст. 8 Федерального закона N 129-ФЗ). Таким образом, если стоимость строительно-монтажных работ определена в иностранной валюте, данные форм N N КС-2, КС-3, КС-6а все равно заполняются в российских рублях. Заполнение указанных форм в иностранной валюте является нарушением требований законодательства РФ, предъявляемых к первичным учетным документам (Письмо Минфина России от 12 января 2007 г. N 03-03-04/1/866).

Кто не рискует... тот не платит штрафы

Правильно оформленные первичные документы - это половина успеха любой налоговой проверки. Организацию, не позаботившуюся о наличии необходимых учетных документов, ждут суровые налоговые санкции.

Отсутствие "первички" контролеры часто рассматривают как грубое нарушение организацией правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения, что влечет наложение штрафа в размере 5000 руб. (ст. 120 НК РФ). Кроме того, по данному обстоятельству проверяющие вправе привлечь "безответственных" должностных лиц к административной ответственности и взыскать штраф в размере от 20 до 30 минимальных размеров оплаты труда (ст. 15.11 КоАП РФ).

В отношении налога на прибыль отсутствие или несоответствующее оформление первичных документов не дает права организации учесть затраты, так как основное условие признания расходов - документальное подтверждение - в данном случае не соблюдено (п. 1 ст. 252 НК РФ). При проверке расходы на строительно-монтажные работы, не подтвержденные формами N N КС-2, КС-3 и КС-6а, будут "сняты".

"Пострадает" и НДС. Вычетам подлежат только суммы НДС, предъявленные налогоплательщику, после принятия на учет указанных товаров при наличии соответствующих первичных документов (п. 1 ст. 172 НК РФ). Поставить на учет приобретенный товар организация может только на основании первичного документа, оформленного в соответствии с законодательством. Нет документа - невозможно поставить на учет - нет права на налоговый вычет.

Таким образом, корректное оформление "первички" по строительно-монтажным работам позволит избежать претензий со стороны налоговой инспекции.

Источниек www.mosbuhuslugi.ru

60070